ประเภทของจดหมายธุรกิจ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจแบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. จดหมายธุรกิจประเภทให้ข้อมูลข่าวสาร เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อกันในแต่ละวัน ส่วนใหญ่เขียนขึ้นโดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้อ่านเกี่ยวกับการติดต่อธุรกิจ หรือการติดต่อซื้อขาย ควรนำเสนอข้อมูลที่ตรงประเด็นและสั้น จดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ จดหมายสั่งซื้อและจดหมายตอบ จดหมายร้องเรียนและจดหมายตอบรับการร้องเรียน จดหมายแจ้งการขอปิดบัญชี จดหมายเชิญ จดหมายขอบคุณ เป็นต้น

ในการเขียนจดหมายประเภทนี้ นิยมเขียนให้มีเนื้อหาจำกัดใน 1 หน้า หากมีข้อมูลหรือรายละเอียดบางอย่างที่ต้องการแจกแจงเพิ่มเติม นิยมเขียนในกระดาษอีกแผ่นหนึ่งและส่งแนบไปกับตัวจดหมาย ในบางครั้งอาจพบว่าการใช้จดหมายที่จัดพิมพ์ไว้เป็นแบบฟอร์มมีความ

เหมาะสมมากกว่า โดยทั่วไปจดหมายธุรกิจประเภทให้ข้อมูลข่าวสารประกอบด้วยโครงสร้าง 3 ส่วน ดังนี้

1.1 ส่วนต้น ได้แก่ ย่อหน้าแรกที่ระบุเหตุผลที่เขียนจดหมาย และอารัมภบทให้ทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีเนื้อหาอย่างไร ส่วนนี้ควรมีความยาวระหว่าง 1-2 ประโยค

1.2 ส่วนกลาง ได้แก่ ย่อหน้าถัดมา เป็นย่อหน้าเนื้อหาที่ครอบคลุมคำอธิบายหรือรายละเอียดต่างๆที่จำเป็น ตลอดจนอ้างถึงเอกสารที่แนบมากับจดหมาย ส่วนนี้อาจมีมากกว่า 1 ย่อหน้าได้

1.3 ส่วนท้าย ได้แก่ การลงท้ายอย่างสุภาพ นุ่มนวล โดยระบุการกระทำที่ต้องการให้ผู้รับจดหมายหรือผู้อ่านปฏิบัติ กำหนดเวลา และการแสดงไมตรีจิตเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน

2. จดหมายธุรกิจประเภทโน้มน้าวใจ ในสถานการณ์ที่เกี่ยวกับจิตวิทยาของผู้อ่าน เช่นการบอกข่าวดีหรือไม่ดีแก่ผู้อ่าน การเสนอขายสินค้าหรือบริการแก่ผู้อ่าน ควรเขียนจดหมายธุรกิจในเชิงโน้มน้าวจิตใจ เพื่อให้ผู้อ่านเกิดความรู้สึกคล้อยตามไปกับผู้เขียน ได้แก่ จดหมายตอบปฏิเสธการร้องเรียน จดหมายเสนอขาย จดหมายตอบปฏิเสธการขอเปิดเครดิตหรือบัญชีเงินเชื่อ จดหมายตอบปฏิเสธการเชิญ จดหมายแนะนำบุคคล จดหมายติดตามหนี้ เป็นต้น

จดหมายลักษณะนี้ต้องใช้ศิลปะในการเขียนและนิยมใช้โครงสร้างการนำเสนอแบบอ้อมค้อม ไม่ด่วนสรุปประเด็น ผู้เขียนควรนำผู้อ่านเข้าสู่ประเด็นภายหลังจากที่ได้อธิบายหรือชี้แจงเหตุผลหรือความจำเป็นเสียก่อน หรือแจ้งข่าวดีซี่งคาดว่าจะให้ผลในเชิงบวกก่อนการแจ้งข่าวไม่ดีซึ่งเป็นประเด็นสำคัญของจดหมายฉบับนั้น อย่างไรก็ตามผู้เขียนควรระวังในเรื่องการนำประเด็นแบบอ้อมค้อมด้วยว่าจะไม่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิดหรือเป็นการหลอกลวงผู้อ่าน จดหมายธุรกิจประเภทโน้มน้าวจิตใจ ประกอบด้วยโครงสร้าง  3 ส่วน ดังนี้

2.1 ส่วนต้น ได้แก่ ส่วนที่เชื่อมโยงเข้าหาตัวผู้อ่าน ควรให้ความรู้สึกในเชิงบวกหรืออย่างน้อยที่สุด ให้เป็นกลางๆ

2.2 ส่วนกลาง ได้แก่ ส่วนที่นำเสนอหลักฐานอธิบาย ชี้แจงเหตุผลหรือความจำเป็นเพื่อส่งเสริมให้ประเด็นที่จะนำเสนอมีเหตุผลและยุติธรรม ซึ่งช่วยลดการกระทบกระทั่ง หลังจากนั้นจึงระบุประเด็นหรือข้อสรุปไว้ในตอนกลางหรือตอนท้าย ข้อสรุปจะต้องชัดเจน ไม่กำกวม

2.3 ส่วนท้าย ได้แก่ การลงท้ายในเชิงบวกอย่างนุ่มนวล ที่สำคัญคือ หากผู้เขียนไม่สามารถพิจารณาถึงความเห็นหรือไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อสรุปหรือข้อตัดสินใจได้อีก ก็ไม่ควรให้ความหวังใดๆแก่ผู้อ่าน

อริสโตเติล นักปราชญ์ชาวกรีก ได้อธิบายเกี่ยวกับการเร้าใจไว้ว่ามีส่วนสำคัญ 3 ประการ ซึ่งในการเขียนจกหมายธุรกิจประเภทโน้มน้าวใจนี้จะใช้ในระดับต่างกัน สำหรับผู้อ่านต่างคนกัน ดังนี้

1. การเร้าใจทางด้านตรรกวิทยา หรือความสมเหตุสมผล โดยแสดงหลักฐานหรือข้อพิสูจน์อย่างชัดเจน

2. การเร้าใจทางด้านภาวะลักษณะ หมายถึงการเร้าใจทางด้านภาวะลักษระที่ดีและความน่าเชื่อถือของบุคคลหรือองค์กร เช่น การเขียนจดหมายสมัครงานควรให้ความสำคัญและระมัดระวังในเรื่องของลีลาการเขียน ความถูกต้องของไวยากรณ์และตัวสะกดการันต์ เพราะหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นจะทำให้ผู้อ่านขาดความเชื่อถือได้

3. การเร้าทางอารมณ์ หมายถึง การเร้าใจให้ผู้อ่านเกิดความรู้สึกต่างๆทางอารมณ์ เช่น จดหมายติดตามหนี้ อาจจำเป็นต้องใช้วิธีการเร้าอารมณ์โดยให้ลูกหนี้เกิดความกลัวต่อการเสื่อมเสียชื่อเสียงและความเชื่อถือทางการเงิน

www.kkw.rmutr.ac.th